Conferir uma empresa antes de fechar contrato: o que olhar, e nessa ordem
Situação cadastral, tempo de casa, CNAE compatível, débitos e sanções. O que cada item revela, o que ele não revela, e onde a consulta gratuita já resolve.
Você vai contratar um fornecedor, aceitar um cliente com faturamento a prazo ou assinar com uma agência. O CNPJ está no contrato. Conferi-lo leva menos tempo do que revisar a cláusula de rescisão — e responde perguntas que a cláusula não responde.
Este é o roteiro na ordem em que os itens realmente importam.
1. A situação cadastral, que é o filtro de tudo
É o primeiro campo, e o único que sozinho pode encerrar a conversa. São cinco estados possíveis, e eles não significam a mesma coisa:
Ativa — a empresa existe e está regular perante a Receita. É o esperado, e não diz nada além disso.
Suspensa — normalmente por falta de entrega de declaração ou por indício de irregularidade. A empresa continua existindo, mas está com pendência aberta. Contratar não é impossível; ignorar é imprudente.
Inapta — a empresa deixou de entregar declarações por dois anos ou mais. Na prática, é uma empresa que parou de se reportar ao fisco e continua com o registro de pé.
Baixada — encerrada. Se o CNPJ do contrato está baixado, não há pessoa jurídica do outro lado para responder por ele.
Nula — o registro foi anulado, normalmente por vício na constituição. É o estado mais raro e o mais grave.
A consulta gratuita já responde isso. Se der qualquer coisa diferente de ativa, pare aqui e pergunte antes de seguir.
2. Tempo de casa
A data de abertura é um dado simples e subestimado. Não existe nada de errado com empresa nova — mas ela muda o que você deve exigir.
O padrão que vale a atenção é outro: empresa recém-aberta com o nome parecido com o de uma que fechou, no mesmo ramo e no mesmo endereço. Isso tem nome no mercado, e a data de abertura é o que denuncia.
3. O CNAE bate com o que ela vai fazer?
O CNAE é a atividade econômica declarada. Uma consultoria de TI prestando serviço de TI tem CNAE de TI. Uma empresa cujo objeto social não cobre o que está sendo contratado é um problema em dois lugares: na sua contabilidade, que vai receber uma nota fiscal de serviço incompatível, e num eventual litígio, em que a capacidade da empresa para aquele objeto pode ser questionada.
Também é gratuito e leva dez segundos.
4. Débitos e certidões
Aqui a consulta gratuita acaba e começa a paga.
Débitos federais e dívida ativa da União dizem se a empresa está em dia com o fisco federal. Uma empresa com dívida ativa inscrita não emite certidão negativa — e isso trava participação em licitação, financiamento e, dependendo do contrato, o próprio pagamento que você vai fazer.
CRF do FGTS é o certificado de regularidade do FGTS. Irregular significa que a empresa está em atraso com o fundo dos próprios empregados. Para quem contrata serviço com mão de obra, isso importa mais do que parece: em certas relações há risco de responsabilização subsidiária.
Protestos são títulos levados a cartório por falta de pagamento. Diferem de negativação em dois pontos que importam: têm fé pública e não caem sozinhos com o tempo — saem quando são pagos e a baixa é pedida. A diferença entre protesto e negativação vale a leitura, e vale para pessoa jurídica também.
5. Sanções: CEIS e CNEP
Este é o item que quase ninguém confere e que muda decisões.
O CEIS é o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas, e o CNEP é o de Empresas Punidas. Uma empresa listada ali sofreu sanção administrativa — impedimento de licitar, declaração de inidoneidade, penalidades da Lei Anticorrupção.
Por que importa mesmo que você não seja órgão público: contratar uma empresa sancionada é um risco reputacional e, em cadeias que atendem o setor público, um risco contratual direto. Muitos contratos de fornecimento trazem cláusula de idoneidade justamente por isso.
O que a consulta não mostra, e por quê
Sócios. Nem a consulta gratuita nem o relatório pago exibem o quadro societário. Sócio é pessoa física, e entregar nome e CPF de pessoa física numa consulta de empresa é tratar dado pessoal sem finalidade — a natureza do dado não muda porque ele veio dentro de um CNPJ.
Contato. Telefone e e-mail do cadastro também não saem, pelo mesmo motivo, com um agravante: uma página aberta que os entregasse seria uma fonte de raspagem para spam.
Se você precisa falar com a empresa, o caminho é o canal público dela.
O roteiro, em resumo
| ordem | o que | onde |
|---|---|---|
| 1 | situação cadastral | consulta gratuita |
| 2 | data de abertura | consulta gratuita |
| 3 | CNAE compatível | consulta gratuita |
| 4 | débitos, dívida ativa, FGTS, protestos | relatório |
| 5 | sanções (CEIS, CNEP) | relatório |
Os três primeiros são grátis e eliminam a maior parte dos casos ruins. Os dois últimos são o que se confere quando o contrato tem valor suficiente para justificar — e "suficiente" costuma ser bem menos do que as pessoas imaginam.